Fiscaal

Mobiliteitsbudget: hoe werkt dat bruto netto?

Brutonetto.jpg

Veel ondernemingen maken tegenwoordig gebruik van een mobiliteitsbudget. Maar hoe regel je dat binnen het bedrijf? En hoe werkt het fiscaal?

Met een mobiliteitsbudget kunnen werkgevers een bedrag aan hun medewerkers verstrekken, waarmee zij hun reiskosten kunnen dekken. Medewerkers vullen zelf de manier in waarop zij reizen en hebben daarmee de mogelijkheid de vervoersvorm te kiezen die het beste bij hen past. Medewerkers zijn zelf ook verantwoordelijk voor de besteding van dat budget. Zo krijgen werkgevers grip op hun uitgaven aan mobiliteit en kunnen zij strategisch sturen op mobiliteitskosten.

Het begint met inzicht in de mobiliteitskosten

Ondernemingen doen er goed aan te beginnen met hun huidige uitgaven aan mobiliteit in kaart te brengen. Dat omvat bijvoorbeeld de kosten van werkgevers aan het wagenpark van hun medewerkers. Maar daarbovenop komen kosten voor vliegreizen, treinreizen, fietsregelingen, taxi’s en andere vormen van mobiliteit. Veel ondernemingen hebben onvoldoende overzicht in deze kosten, die vaak op verschillende plekken in de organisatie worden verwerkt. Bovendien hebben veel grote organisaties vaste afspraken met meerdere dienstverleners, waardoor uitgaven moeilijk vergelijkbaar zijn. Bovendien komen sommige reisdeclaraties bijvoorbeeld rechtstreeks bij de financiële afdeling terecht, waar ze niet altijd als mobiliteitskosten worden geregistreerd. Met de juiste administratieve tool – zoals het mobiliteitsplatform Shuttel – kunnen werkgevers greep krijgen op hun mobiliteitsuitgaven. Met dat inzicht wordt het mogelijk om budgetten vast te stellen.

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact op via het contactformulier.

Hoe stel je een mobiliteitsbudget vast?

De eerste vraag voor veel werkgevers luidt daarna: hoe hoog moet het mobiliteitsbudget worden? Een mobiliteitsbudget dat zo wordt vastgesteld is vaak een vast bedrag per maand. Ook is het mogelijk om een variabel deel in de raming op te nemen, waarvan de hoogte afhangt van het aantal gereden zakelijke kilometers. Een mobiliteitsbudget invoeren zal overigens altijd in goed overleg moeten. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van ‘verworven rechten’. Ook een ondernemingsraad heeft in het overleg vaak een rol. In de regeling moeten werkgevers daarom duidelijke kaders vastleggen.

Voordeel voor beide partijen

Het mobiliteitsbudget biedt diverse fiscale mogelijkheden. Zo kan de medewerker met een mobiliteitsbudget een lagere loonbelastinginhouding realiseren. De werkgever kan een lagere premieheffing bewerkstelligen. Om dat te bereiken, moeten er vanuit een maandelijks beschikbaar mobiliteitsbudget afzonderlijke vergoedingen voor diverse vervoersvormen worden betaald. Daarvoor kunnen dan fiscale vrijstellingen worden gebruikt.

In beginsel wordt alles wat de werkgever aan de werknemer verstrekt door de belastingdienst gezien als loon, in de regel belast met premies bij de werkgever én loonbelasting bij de werknemer. De werkkostenregeling biedt een uitzondering. Binnen deze regeling zijn tot een bepaald bedrag vergoedingen vrijgesteld. Deze ruimte is 1,2% of 1,7% van de loonsom, afhankelijk van de omvang van de totale loonsom. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd.

Anders dan vaak gedacht, vallen niet alle kosten voor mobiliteit binnen deze regeling. Zo zijn er aparte fiscale vrijstellingen voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. En dat is goed nieuws. Door optimaal gebruik te maken van de fiscale vrijstellingen voor mobiliteit, houdt de werkgever immers meer ruimte over binnen de werkkostenregeling voor andere verstrekkingen aan werknemers.

Fiscale vrijstellingen

Hoe kunnen die vrijstellingen worden ingezet?
- Bijvoorbeeld voor het vergoeden van de kosten van zakelijke ritten per openbaar vervoer én voor de onbelaste vergoeding van 19 eurocent voor zakelijke ritten met een eigen vervoermiddel.
- Daarnaast geldt er een vrije ruimte in de werkkostenregeling van de loonbelasting. Via deze werkkostenregeling kunnen werkgevers vergoedingen aan werknemers geven, zonder dat zij hierover loonheffingen hoeven te betalen. Deze ruimte is 1,2% of 1,7% van de loonsom, afhankelijk van de omvang van de totale loonsom. De werkgever kan deze ruimte gebruiken voor het onbelast uitbetalen van een resterend deel van het mobiliteitsbudget. Het deel van het mobiliteitsbudget dat de werknemer niet heeft gebruikt om zijn vervoerskosten van te betalen.

Een concreet voorbeeld

Voordeel voor werknemer: eind aan fiscale bijtelling auto

Dankzij het mobiliteitsbudget vullen medewerkers zelf de manier in waarop zij reizen. En kiezen zelf de vervoersvorm die het beste bij hen past. Dit kan veel voordeel en flexibiliteit opleveren. Het is namelijk mogelijk vanuit het maandelijks beschikbaar bedrag het volgende te vergoeden:
- De kosten voor zakelijk OV-gebruik.
- Daarnaast ook de zakelijke ritten en het woon-werkverkeer per privé(lease)auto.
Voor werknemers betekent dit dat ze bijvoorbeeld voor een OV-abonnement of een privé leaseauto kunnen kiezen, in plaats van een zakelijke leaseauto. Met financieel voordeel, want aan de fiscale bijtelling van de leaseauto komt dan een eind.

Dat betekent concreet het volgende: als je als medewerker voor het gebruik van je privé(lease)auto op deze manier vanuit een mobiliteitsbudget zakelijke en woon-werkkilometers tegen 19 cent vergoed krijgt en het restant als brutoloon, heb je op je auto niet te maken met de bijtelling voor privégebruik. De Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen heeft dat expliciet met de Belastingdienst afgestemd.

Rittenregistratie

Voor de belastingvrije vergoeding van 19 eurocent per kilometer moet de medewerker wel een rittenregistratie bijhouden. Die registratie betreft dan alle zakelijke ritten en het woon-werkverkeer. Een digitale rittenregistratietool met een “Keurmerk Ritregistratiesystemen” kan hierbij een praktisch hulpmiddel zijn. Met MIND Mobility kunnen medewerkers hun rittenregistratie digitaal bijhouden. Daarnaast is deze tool uit te breiden met diverse opties, zoals onder andere het bijhouden van rijgedrag, tips voor zuiniger rijden, onderhoudsplanning en track-and-trace. Bekijk de mogelijkheden van MIND.

Advies nodig bij het invoeren van een mobiliteitsbudget? Onze Mobility Consultants helpen u graag.