Fiscaal

Het mobiliteitsbudget: hoe werkt dat bruto netto?

Veel bedrijven maken tegenwoordig gebruik van een mobiliteitsbudget. Het kan werknemers en werkgevers veel flexibiliteit opleveren. Maar hoe regel je het binnen het bedrijf? En hoe werkt het fiscaal?

Bij een mobiliteitsbudget is er sprake van een budget dat aan de medewerker wordt verstrekt om zijn of haar reiskosten te dekken. De medewerker vult zelf de manier in waarop hij of zij reist en heeft daarmee de mogelijkheid de vervoersvorm te kiezen die het beste past. De medewerker is zelf ook verantwoordelijk voor de besteding van het budget. Houdt hij of zij er geld aan over, dan is dat voor hem of haar.

Hoe stel je een mobiliteitsbudget vast?

Voor de vraag hoe hoog het mobiliteitsbudget moet worden, is het zinvol te kijken naar de vervoerskosten die hij al heeft. Vaak betreft dat dus de totale autokosten voor de betreffende medewerker. Het mobiliteitsbudget dat zo wordt vastgesteld is vaak een vast bedrag per maand, maar je zou ook een variabel deel kunnen inbouwen dat afhangt van het aantal zakelijke kilometers. Een mobiliteitsbudget invoeren zal overigens altijd in goed overleg moeten. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van ‘verworven rechten’. Ook een ondernemingsraad heeft in het overleg vaak een rol. In de regeling moet je dus duidelijke kaders vastleggen.

Voordeel voor beide partijen

Fiscaal is het op het eerste gezicht misschien vreemd dat er voor het mobiliteitsbudget geen specifieke regeling bestaat. Er zijn echter volop fiscale mogelijkheden. Zo kan de medewerker een lagere loonbelastinginhouding realiseren en de werkgever een lagere premieheffing. Om dat te bereiken, moeten er vanuit een maandelijks beschikbaar mobiliteitsbudget afzonderlijke vergoedingen voor diverse vervoersvormen worden betaald. Daarvoor kunnen dan fiscale vrijstellingen worden gebruikt.

Fiscale vrijstellingen

Hoe kunnen die vrijstellingen worden ingezet?
- Bijvoorbeeld voor het vergoeden van de kosten van zakelijke ritten per openbaar vervoer én voor de onbelaste vergoeding van 19 eurocent voor zakelijke ritten met een eigen vervoermiddel.
- Daarnaast geldt er een ‘vrije ruimte’ in de zogenaamde ‘werkkostenregeling’ van de loonbelasting. Die kent een onbelaste mogelijkheid van 1,2% van de totale loonsom. Die vrije ruimte kan dan misschien nog gebruikt worden voor uitbetaling van een resterend deel van het mobiliteitsbudget.

Een concreet voorbeeld

Dit kan de werknemer veel voordeel en flexibiliteit opleveren. Het is namelijk mogelijk vanuit het maandelijks beschikbaar bedrag het volgende te vergoeden:
- De kosten voor zakelijk OV-gebruik
- Daarnaast ook de zakelijke ritten en het woon-werkverkeer per privé(lease)auto.
Als er dan nog iets resteert uit het budget, kan hiervoor de 1,2% vrije ruimte worden gebruikt. Het eventuele meerdere is belast loon.

Dat betekent concreet het volgende: als je als medewerker voor het gebruik van je privé(lease)auto op deze manier vanuit een mobiliteitsbudget zakelijke en woon-werkkilometers tegen 19 cent vergoed krijgt en het restant als brutoloon, heb je op je auto niet te maken met de bijtelling voor privégebruik. De Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen heeft dat expliciet met de Belastingdienst afgestemd.

Rittenregistratie

Voor de belastingvrije vergoeding van 19 eurocent per kilometer moet de medewerker wel een rittenregistratie bijhouden. Die registratie betreft dan alle zakelijke ritten en het woon-werkverkeer. Een digitale rittenregistratietool met een “Keurmerk Ritregistratiesystemen” kan hierbij een praktisch hulpmiddel zijn. Met MIND Mobility kunnen medewerkers hun rittenregistratie digitaal bijhouden. Daarnaast is deze tool uit te breiden met diverse opties, zoals onder andere het bijhouden van rijgedrag, tips voor zuiniger rijden, onderhoudsplanning en track-and-trace. Bekijk de mogelijkheden van MIND.

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact op via het contactformulier.

Neem contact op